Traducido por: Aleks Clark
Revisado por F.J. Sánchez
1. Admite que quieres organizar un barcamp, a pesar de que no tengas el tiempo disponible, los contactos necesarios, o alguna idea de que tu vayas a presentar. Pon la fecha de una vez (de 6 a 8 semanas en adelante) después de revisar www.upcoming.yahoo.com para ver posibles coincidencias de eventos. Se puede cambiar si hay buenas razones después, pero es probable que nadie escoja una mejor fecha que tu por muchos colaboradores que sean. La gente va a querer saber cuando va a ser el evento, y es mucho mas convincente si les puedes dar una fecha firme.
2. Prepara el terreno para la colaboración
* Crea una pagina en www.barcamp.org (o un wiki separado si es necesario). Ver esta pagina para una lista de software wiki y asegurate de que tienes extensiones installadas para facilitar el formateo de listas, imágenes, enlaces y encabezados. Las únicas paginas obligatorias son: Página Principal, Página de Registro, Página de Planificación y Página de Patrocinadores.
* Crear un googlegroup u otra lista de correo para colaboración entre los organizadores.
* Crear un método para la recolección de correos electrónicos. Antes hemos usado una cuenta gmail compartida para que la gente se registre, como lista maestra de correos, y una para mandar anuncios y recordatorios a todos los registrados sin que fuese desde nuestras cuentas personales. Actualizacion! Google Spreadsheets ahora permite la recolección de datos por medio de un formulario. Como tenemos un número de participantes máximo, usamos esto para gestionar la lista "oficial" de asistencia. Es lo más fácil de todo. Acuérdate de recoger nombres, apellidos, email, página web, días de asistencia, talla de camiseta, preferencia de comida y cualquier otra cosa que sea relevante para la organización de tu evento.
* Actualmente, recomiendo el uso de un chat IRC o Skype. Muy útil para la colaboración en tiempo real sin el problema de tener que reunirse en persona.
3. Arregla tus gráficos. Crea un logotipo para tu Barcamp (tu logo puede ser tan simple como un re-pintado del logo tradicional, o puedes hacer añadir algunos símbolos regionales si el tiempo y la creatividad lo permiten). Primero disenña logotipo en forma vectorial, en un tamaño de 15 a 20 centímetros de ancho (para las camisetas). De esta versión, crea una versión tipo web banner y 1 o 2 versiones de 170 pixels de ancho, para que la gente la puedea publicar en su blog.
4. Dile a otros que estas organizando un Barcamp. Esto incluye lo siguiente, más cualquier consideracion regional: Pon tu evento en la portada de www.barcamp.org, enlazando a la página de tu barcamp, sea en el mismo barcamp.org o una página separada. Pon tu evento en www.upcoming.yahoo.com. Intenta ser promocionado (o mejor, entrevistado!) por qualquier publicación técnica local. Contacta a todos los bloggers que conozcas, y cuéntales el rollo de siempre: "que es un barcamp", la fecha y tu logotipo listo para ser usado en un blog (y diles a donde enlazar). La gente estará mucho más dispuesta a ayudar si haces que ayudar sea fácil. ---- Lo anterior se puede hacer en un fin de semana, a no ser que te entretengas demasiado decorando la página y el logotipo ----
5. Interactua agresivamente con las personas que respondan a la llamada. Rápidamente distribuye tareas a las personas que dicen que quieren ayudar. Se directo, abierto y dales las gracias por su ayuda. Permite que las personas escojan sus tareas de la forma más flexible que sea posible, pero cuando sea necesario, prueba a motivarles en privado sobre algo y podrá ser de mucha ayuda. De hecho, hay que ser honesto en estas cosas, pero una palabras gentiles tienden a facilitar el progreso.
6. Distribuye las siguientes tareas:
* El Cazador de patrocinadores: Redacta los documentos para mandar a potenciales patrocinadores, investiga las sugerencias de otros potenciales patrocinadores, recolecta información, logotipos (preferentemente en forma vectoral) y dinero de los patrocinadores, y se asegura de qué recibos (si fuera necesario) son emitidos. Es tu administrador, y es una posición clave.
* El Emperador de la comida: No es obligatorio para un Barcamp, pero en realidad todo el mundo espera que halla comida. Tienes que dar de comer a x número de personas durante 24 horas, incluyendo antes de comenzar, desayuno básico y almuerzo. Obviamente, solo puedes pagar hasta donde alcanzen tus fondos. Asegurate de que el desayuno y el almuerzo estén asegurados, y después gasta en el aperitivo previo todo lo que puedas. Mejor que las comidas sean simples (pero buenas), tener opciones vegetarianas e intentar hacer bajo el costo. Este será el gasto más grande que tendrás.
* El Maestro de las camisetas: No es simplemente que a la gente les gusten las camisetas, sino que también son el mayor incentivo para los patrocinadores, ya que son un producto promocional. La camiseta basica contiene tu logotipo de barcamp en la parte delantera, y los logotipos de los patrocinadores distribuidos por la parte trasera (recomiendo que todo sea a un color). La variedad de camisetas disponibles es muy amplia, pero la gente apreciará una camiseta de buena calidad que quede bien y no sea ni blanca ni negra. Será un poco más caro, pero proveer camisetas de mujeres (no simplemente camisetas unisex pequeñas) es un detalle bonito. Yo recomiendo camisetas o polos de American Apparel o Bella - no los que son super-apretados. Intenta tener el pedido listo (cantidades decididas y diseño completado) 2 semanas antes del evento. Diez días es el mínimo ABSOLUTO. Recuerda, ¡pueden pasar cosas raras! Contacta frequentemente con el vendedor si quieres ver las camisetas a tiempo.
* El Guru del WiFi: La gente va a querer wifi, y hasta lo podrán necesitar para su presentación. Para proveer esto, vas a necesitar una conexión decente a internet y varios routers para distribuir la carga. Álguien necesita configurar esto y mantenerlo funcionando durante el barcamp.
7. Encuentra un Local. Es probable que ya tengas uno de estos, pero si no lo tienes, este es el momento para centrarte en encontrarlo. Probablemente encontrarás tu local por medio de un contacto personal de uno de los organizadores, o un participante activo/entusiasmado. Los espacios de oficina suelen a ser los más populares, pero es importante encontrar un local que sea adecuado. Necesitas que la persona que cede el local entienda qué es un Barcamp y que sepa ver los grandiosos beneficios promocionales. Por tanto es importante que la persona que ceda el local se pueda beneficiar de la audiencia de tu barcamp - las oficinas de un abogado probablemente no vayan a estar disponibles para esto, pero un negocio de tecnología puede estar mucho más dispuesto a ayudar. Otra cosa importante es que el local necesita ser gratuito. Sin duda alguna, tener que pagar por el local (mas allá de algunos costes básicos como seguro o limpieza) es algo muy problemático.
8. Una vez que tengas un local, ¡arriba los blogs! Haz tu segunda ronda de anuncios, con la escusa que el local está confirmado. Que no te de vergüenza, encontrar gente buena es lo más importante a la hora de organizar un Barcamp.
9. Haz listas de todas las cosas menores que necesitas reunir: Proyectores, papel, plumones, lapiceros, etiquetas de nombre, toallas de papel, bolsas de basura, papel higiénico, limpiadores de superficie (pronto, cristasol y todo eso...), utensilios de cocina para desayuno/almuerzo, hieleras, cubos de basura, etc. Pon la lista en el wiki e intenta que la gente traiga o done todo lo posible. ¡Prestar es mejor que comprar!
10. Prepárate para el despegue: Manda emails recordatorios de 3 a 5 días antes del evento y también el día antes del evento. Pide que la gente te notifiquen si no van a venir, para tener una idea de la asistencia más exacta. Las bajas generalmente son del 20% al 30%. Asgurate que *tú* estés bien descansado antes del evento. Más o menos la primera mitad de la fiesta de inicio vas a tener que ser tú el que mueva las cosas, haciendo introduciones y generalmente asegurandote de que la gente empieza a hablar. Una vez que empieze a moverse por si solo, está fuera de tus manos - ¡Disfrútalo!
Otras Notas:
* Logotipo - ¡acuerdate que cada color adicional en tu logotipo es un costo adicional para tus camisetas! Piensa en esto cuando diseñes tu logo.
* Las reuniones presenciales no son necessarias. A menos que todos necesiten ver el local o intercambiar algo en personalmente, hacedlo todo a través de la red.
* Respeta a tus co-organizadores. No hay que dejar de decir esto. Respeta su tiempo y aprecia lo que contribuyen para hacer que esto sea una realidad. Todos son voluntarios.
* Si no eres una persona detallista, pon una a cargo.
* Hablando de detalles, no olvides tener múltiples personas asignadas al trabajo de basura y limpieza el día del evento. No es muy glamuroso, pero tiene que hacerse.
* No sobre-complicaques las cosas. No dejes que otros sobre-compliquen las cosas. Esto es sorprendentemente difícil. La gente tiene muchas ideas estupendísimas para hacer tu Barcamp excelente. Son buenas, con tal que no distraigan a los organizadores. Cumple primero con las prioridades: si tienes local, camisetas, comida, patrocinadores, etc ya resuelto, entonces deja que la gente se vuelva loca con los extras.
* No involucres las cuentas de una compañía. Es muy problemático. O lo gestionas todo en efectivo, o consigue una cuenta especial en paypal. Mejor que cada patrocinador se encargue de una cosa, alquiler de sillas, una comida, etc, y nunca tocar el dinero tú mismo.
* Anuncia los tags oficiales de flickr en el evento para que sea más fácil ver las fotos de todos despues.
* Anima a todos los que asistan a involucrarse y mantenerse involucrados
* No te canses de repetir la regla de "todos deben participar." No es solo sobre la asistencia, es sobre el intercambio de información. Asegúrate de que todos sepan que no es puramente algo de tecnología - los discursos creativos son bienvendios con tal que esten bien formados.
* No te olvides de tener gente para preparar las cosas y limpiar después. No tengas miedo de pedir ayuda de la audiencia general. Mientras más ayuden, ¡más rápido se acaba!
* Recuerda: ¡se supone que esto es divertido! ¡Asegúrate que se mantenga así!
Via Barcamp Cali
No hay comentarios:
Publicar un comentario
Para que un blog no muera, es importante el aporte de los comentarios.